“Çoğumuz, acil olan şeylere çok fazla zaman harcarken, önemli olan şeylere hiç de yeterli zaman harcamıyoruz.”
Stephen Covey
Son zamanlarda kiminle konuşsam hepsinden “Çok yoğunum canım ya, inan hiç zamanım yok” cümlesini duyuyorum. Gerçekten zamanımız mı yok? Yoksa zamanımızı anlamlı yetiştiremiyoruz?
Şahsım adıma pandemi dönemi sonrası hem kurumsal rolümün yanısıra mesai sonrasında da gönüllülük mentörlük çalışmalarım, koçluk görüşmeleri ve malum blog yazılarımı planladığım için 24 saat bana yetmeyenlerdenim.
Bu arada itirafta bulunayım yaşım ilerlediği için mi yoksa sürekli kafamda düşünceler ile dolu olduğu içinmiş bilemiyorum ama bir dönem zaman yönetiminde ve odaklanmada oldukça zorlandığım bir dönem oldu. Siz de böyle bir dönem yaşadınız mı bilemiyorum? Bu dönemden nasıl kurtulabilirim ve planlı bir şekilde çalışıp hem özel hayatıma hemde iş hayatımı dengede tutabilirimin derdindeydim.
Bu araştırmayı iyiki yapmışım çünkü aslında gözükmeyen zaman vampirleri ile çevremiz kaplı maalesef. Bunlardan bazılarını size örnek vereyim hemen 🙂 Telefon görüşmeleri (gereksiz ve uzun yapılanlardan), Sosyal Medya Kullanımı, toplantılar (Hani şu uzun ve verimsiz olanlar), Arkadaşlarımız:)
Peki Zaman Vampirlerini nasıl keşfedebilirsiniz?
Ben yazarak çalışanlardan olduğum için bir günümü saatlik interval’lar da planladım. (Invertal: “aralık” demek, dilerseniz saatlik dilerseniz bu süreyi daha da kısaltabilirsiniz.) Bu planı yaptıktan sonra gün sonunda o planın hangilerinde sarkmalar olmuş, hangisini tamamlayabilmişim. Tamamlayamadıysam neden dolayı yapamadığımı da dürüstçe karşısına yazdım. Böylelikle kendi zaman vampirimi bulabildim. Bu durum haftalık değişse de aylık genel bir çerçeve de size ağırlıklı neden kaynaklı işlerinizi tamamlayamadığınızı gösterecektir.
Zaman vampirlerinizi buldunuz, süper! Peki şimdi ne yapacaksınız?
Asıl kritik olan odaklanmakta zorlanan biriyseniz bunu nasıl yönetebilirsiniz? Gelin size denediğim ve uyguladığım da memnun kaldığım 5 pratik zaman yönetim tekniğinden bahsedeyim.
ODAKLANMANIZI KOLAYLAŞTIRACAK 5 ZAMAN YÖNETİM TEKNİĞİ
- 80/20 Kuralı / Pareto: Görevlerinizin 80%’inin 20%’lik zamanda tamamlanabileceğine dayanır, kalan 20%’lik görevleriniz zamanınızın 80%’ini alacaktır. Çalışmalarınızın 20%’si başarılarınızın 80%’ünü oluşturacaktır. Bu yöntem ile zamanınızı nereye harcadığınızı analiz etmenizde kullanışlı bir araçtır. Bu analiz aynı zamanda çalışanları her bir görevi tamamlamak için daha az zaman tüketmek için daha sade ve kolay yolları aramaya yöneltir.
- 25/5 Kuralı / Pomodoro: 1980’lerin sonunda Francesco Cirillo tarafından geliştirildi, Pomodoro Tekniği çalışma saatinin parçalara ayrılmasını ve bölünmüş zaman aralıklarıyla verilen molalarla tamamlanması gerektiği fikrini temel alır. 25 dakika çalışırsınız, sonrasında 5 dakika mola yapabilirsiniz. Bu yöntem odaklanma sorunu yaşayanlar için birebir diyebilirim:) Test edildi ve onaylandı! 🙂 “Pomodoro” italyaca’da Domates anlamına geliyor:) Bunun çıkış noktası ise Cirillo bu tekniği yaratırken domates şeklindeki mutfak zamanlayıcısı için kullanılmıştır. 4 Pomodoro’dan sonra, 15-20 dakikalık daha uzun bir mola verebilirsiniz. Buradaki en önemli kısım: hiçbir şey devam eden bir Pomodoro’yu bölmemelidir, yoksa en başa dönüyorsunuz:(
- Önemli-Acil Tekniği: Stephen Coveyin ” The Seven Habits of Highly Effective People” tanımıyla popülerlik kazanmıştır, 2×2 matrixi çalışanların zamanlarını daha efektif bir biçimde yönetmelerine yardımcı olan bir metottur. Bir eksen üzerinde, çalışanlar görevlerini önemli olanlar ve önemsiz olarak sınıflandırırlar. Acil ve acil olamayan görevlerde bir başka eksen üzerindedir. Sonuç 4 kadrandır: önemli ve acil olan görevler, önemli fakat acil değil, önemli değil fakat acil ve son olarak hem önemli değil hem de acil.
- İşleri yoluna koymak / Davide Allen: İşleri yerine koyma metodu (İYK), David Allen tarafından geliştirilmiştir. Kullanıcının bütün isteklerini ve ihtiyaçlarını yazmasıyla başlar ve daha sonrasında onların uygulanabilir parçalara bölünmesidir. Daha küçük görevler çabucak bitirilir ve daha büyük görevler tamamlama başlamak için daha küçük parçalara ayrılır. Çünkü görevler dışarıdan kaydedilmiştir, bu method görevleri anımsamaktan ziyade onlara dikkatin verilmesiyle çalışır.
- O kurbağayı ye / Zor işlerin üstesinden gelmek: Brian Tracy’nin ”o kurbağayı ye” söylemi Mark Twain’in ” Sabah ilk iş olarak canlı bir kurbağayı yiyin ve günün geri kalan kısmında başınıza daha kötü bir şey gelmez” cümlesinden gelir. Yemeniz gereken kurbağa sizin en zor görevinizdir. Bu görevi ilk olarak yapmak ve onu yolunuzdan çekmek diğer görevleringözünüze kolay gözükmesini sağlayacaktır.
Yukarıdaki 5 teknikte size zaman yönetiminde ve odaklanma sorununuz varsa gerçekten çok fayda sağlayacaktır.
Faydası olması dileğiyle..