Yıllardır iş dünyasının içerisindeyim ancak bazen aldığım mailler veya tanık olduğum yazışmaları gördükçe şaşkınlığımı gizleyemiyorum. Kurumsal hayatın vazgeçilmez iletişim aracı olan e-mail kullanımında hala bilgi sahibi olmadığımızı düşünüyorum.
İletişim üzerine verilen eğitimlerde ağırlığı sürekli sözlü iletişime veriyoruz, yazılı iletişim bizim için belki de daha az önemli olarak görüyoruz ancak bence telefonla görüşme yaparak harcanacak zaman kaybını veya profesyonel bir iletişimi tercih edenler için bence olmazsa olmaz bir konu olduğunu düşünüyorum. Özellikle yüksek hacimde çalışan sayısına sahip firmalarda gerek diğer birimler ile iletişimde, gerekse kendi ekip içerisinde yazışmalarımız büyük önem kazanıyor. Hele ki hiç karşılaşmadığınız birine attığınız ilk mail sizinle ilgili ilk intibasında karar almasına etkilidir.
Kendi deneyimlerinden yola çıkarak size mail kullanımında nelere dikkat etmemiz gerektiğinden bahsetmek istiyorum. 🙂
E-MAİL YAZARKEN ve kullanımda NELERE DİKKAT ETMELİYİZ?
- Profesyonel bir mail adresi kullanın. Eğer ki kurumsal bir firmada çalışsanız da çalışmasanız da mutlaka bir mail adresiniz olsun ve aldığınız mail adresi isimsoyisim@mail.com şeklinde olmasını tavsiye ederim. Sonuçta bir iş başvurusu yapacağınız zaman sizinle iletişim kurulmasını istediğiniz mailin isminiz ve soyisminizden oluşması daha profesyonel gözükür. Uzak durmanız gereken tarzda mail örnekleri ise hasatzamanı@mail.com veya fikriminincegülü953847@mail.com 🙂 Bu arada bu mail örneklerine rastlamadım ama kullananlar olabilir şimdiden kusura bakmasınlar, çünkü bunu tamamen iş hayatında profesyonel bir imaj için örnek vermek istedim. 🙂
- Büyük/Küçük harf kullanımına ve noktalama işaretlerine dikkat edin. Mail gönderiminde yapılan en büyük hatalardan biri de mailin body’sine yazılanların tamamının büyük harflerle yazılmasıdır. Karşı tarafta bu sanki bağırıyormuş algısı yaratır ve o şekilde algılanır. Sonuçta beden dilimiz nasıl önemli ise aslında yazılı iletişimin de beden dilindeki tanımı “Büyük harflerle yazmak=Bağırmak” dır. Aynı zamanda cümlenin sonuna eklenen “!!!” işareti de aynı algıyı yaratacaktır. Örnek verecek olursam; “Raporun tarafıma zamanında ulaşması çok önemli!!!” veya “HERKESİN KATILIMINI BEKLİYORUM.” belki de mailde agresif olmadan yazdığınız bu tarz karşı tarafın sizi yanlış anlamasına ve size vereceği cevabın farklılaşmasını sağlayabilir.
- Yazım stili ve boyutuna dikkat edin. Gönderdiğiniz mailde kullandığınız yazı formatı belki göndereceğiz kişinin bilgisayar formatını desteklemiyor olabilir. Aynı zamanda profesyonel iş hayatında kullanılan stiller bellidir. Örneğin; Tahoma, Verdana, Calibri vb. Gönderdiğiniz mailde kullandığınız stil eğer karmaşık, italik ve mailin okunmasını zorlaştıran tarzda ise bu çok yorucu olabilir.
- “Reply all” kullanımına dikkat edin. Bazen bilgilendirme amaçlı genele atılan maillere istenileni yaptıktan sonra ilgili kişiyi bilgilendirmek için dönüş yapabiliyoruz ancak bu maile dönüş yaparken lütfen genele dönüş yapmamaya dikkat edelim. Mail kirliliği yaratan bu durum kurumsal hayatta saç baş yolduran cinsten oluyor çünkü 🙂 Birden sizinle ilgili olmayan bir konuda yüzlerce “Gerekli bilgilendirme ekiplere yapılmıştır.” şeklinde mail gelmesi insanı yormaktadır.
- Konu alanının dolu olduğundan emin olun. Bazen çok önemli ve acil bir mail gönderebilirsiniz veya önemli bir maili yöneticinize çevirecekseniz o mailin zamanında ve alıcının dikkatini çekmesi için mutlaka Konu alanının dolu olmasına dikkat ediniz. Gönderilen mesajın alıcısına doğru ve vaktinde ulaşmamasının en önemli nedenlerinden biri yeteri kadar açık olmayan “konu” (subject) satırlarıdır. “Re” ya da “Fw” önekleri ile dolu ve içeriğini tam yansıtmayan konu satırları alıcıları tarafından zamanında açılmayacak ya da göz ardı edilecektir. Konu satırı, “Toplantı Tarihi Değişikliği”, “Teklif İçin Öneriler” veya “Sipariş Onay Talebi” gibi kısa, net ve anlaşılır olmalıdır.
- Maillerinize yanıt vermeye özen gösterin. Her maile dönüş yapmak oldukça zor ve zaman alan bir durumdur ancak size hatalı bir mail gelse bile veya basit bir cümle ile o maili okuduğunuza dair karşı tarafa cevap yazmak hem kişiye karşı bir değerli hissi hemde aynı zamanda bir hatalı gönderim varsa buna aksiyon alınabilmesi için zaman doğurur.
- Günlük dil kullanımına ve espri yapma konusunda dikkatli olun. Maili gönderdiğiniz kişi en yakın arkadaşınız olsa bile iş mail adresi kullanımında birbirinize hitap etme şekliniz çok önemlidir. “Selam Kanka” gibi günlük konuşma dilinden uzak durmanız, özellikle ciddiyetten uzak esprilerle veya en kötü senaryo da küfürlü konuşmamak gerekir. Mailin sonunda LOL, BFF tarzında sonlandırmalar o mailin farklı bir kişiye gitmesi olasılığına göre kullanılmamalıdır. Unutmayın, şirket mail adresileri chat için kullanılan bir araç değildir.
- Maili göndermeden önce to yani Kime gönderileceğini dikkat edin ve tekrar okuyun. Bir mail gönderirken sinirliyseniz lütfen sakinleşmeyi bekleyin. Önce mailinizi yazıp sonrasında pişman olmamak için kime göndereceğinizi seçmenizi tavsiye ederim. Aynı zamanda mailinizi göndermeden önce lütfen okuyun ve “bu tarz maili ben almak ister miydim?” sorusunu kendinizi sorun ve öyle paylaşın.
- Maille dosya paylaşımında dosyanın boyutuna dikkat edin. Gönderdiğiniz maillere bazen sunum veya excel dosyaları eklemek isteyebilirsiniz ancak eklediğiniz dosyanın boyutu 10MB üzerindeyse gönderimi yaparken farklı formatları kullanabilir veya link paylaşımı ile dosyalarınızı iletebilirsiniz. Örneğin sunumları Pdf formatına çevirebilirsiniz. Excel dosyalarınızı şirket sunucularında ortak bir alan kullanılıyorsa oraya ekleyip mailde link vererek gönderim yapabilirsiniz. Her gün attığınız bir rapor varsa hergün 10MB sık bir mail atmak karşı tarafın mailbox’ının dolmasına neden olabilir.
Yukarıda en çok karşılaştığım örneklerden sizlere pratik bilgiler vermeye çalıştım. Sizlerinde farklı deneyim ve paylaşmak istediği farklı öneriler varsa yorum yaparak paylaşabilirsiniz.